Skip to main content

Patienteneinschreibung Online & Offline

Im Rahmen der HZV gibt es in Nordrhein aktuell das Online- und Offline-Verfahren zur Einschreibung der Patienten. In welchen HZV-Verträgen welches Verfahren zugelassen ist, entnehmen Sie dieser Übersicht:

HZV-Vertrag
spectrumK
TK / KKH / HEK / hkk
IKK classic
AOK Rheinland/Hamburg
Knappschaft
LKK
GWQ Hausarzt
EK (DAK / Barmer)
Einschreibeverfahren
Online
Online & Offline
Online & Offline
Online & Offline
Online & Offline
Online & Offline
Online & Offline
Online & Offline

Hinweis zur KKH / HEK / hkk: Die Einschreibung und Dokumentation der Leistungen erfolgen im TK-Modul.

Online

Die Online-Einschreibung kann starten, wenn Sie Ihre aktuelle Vertragssoftware mit integriertem HZV-Modul installiert sowie einen HZV-Online-Key zur sicheren Übermittlung der Daten von der HÄVG erhalten haben. Drucken Sie die Teilnahme- und Einwilligungserklärung (TE) Versicherte mittels Vertragssoftware in 2-facher Form aus. Diese enthält für den weiteren Einschreibeprozess einen 4-stelligen TE-Code.

Offline

Händigen Sie dem Patienten die Teilnahme- und Einwilligungserklärung (TE) Versicherte in 2-facher Form aus. Beide Formulare erhalten Sie im Starterpaket, welches Ihnen zu Vertragsbeginn automatisch zur Verfügung gestellt wird. Die TE kann auch über die Vertragssoftware ausgedruckt werden. Ebenfalls finden Sie die TE für jeden Vertrag in den HZV-Vertragsunterlagen (siehe unter Anlagen zum Vertrag, „Teilnahmeerklärung Versicherte“).

Ihr Patient und Sie unterschreiben beide Exemplare der TE Versicherte.
1 Exemplar bleibt in der Praxis (10 Jahre Aufbewahrungspflicht in schriftlicher Form)
1 Exemplar bekommt der Patient

Öffnen Sie die Patienten-Einschreibemaske in der Vertragssoftware und bestätigen Sie durch Abhaken und Eingabe des TE-Codes, dass der Patient die TE Versicherte unterschrieben hat.

Übermitteln Sie den Einschreibedatensatz online. Achtung: Erst wenn die Teilnahmeerklärung in Ihrer Software mit dem Status „ERFOLGREICH“ gekennzeichnet ist, wurde die Patienteneinschreibung an die HÄVG RZ GmbH übermittelt.

Sie bedrucken zusätzlich den sog. HZV-Beleg (Handschriftlich ausgefüllte Belege können nicht verarbeitet werden.), versehen diesen mit Ihrem Praxisstempel und Ihr Patient unterschreibt diesen ebenfalls.

Postalischer Versand des HZV-Beleges an:

HÄVG Rechenzentrum GmbH
Edmund-Rumpler-Str. 2
51149 Köln

Die Einschreibedatensätze werden von der HÄVG an die Krankenkasse übermittelt und diese prüft den Teilnahmewunsch des Patienten.
Sie erhalten quartalsweise eine Aufstellung all Ihrer HZV-Versicherten in einem Informationsbrief Patiententeilnahmestatus.
Bitte aktivieren Sie nur die bestätigten Versicherten in Ihrer HZV-Abrechnungssoftware.

Zur Offline-Einschreibung der Patienten in die HZV sind spezifische Formulare vorgesehen, die Sie entweder direkt über die Praxissoftware ausdrucken, über eine Druckerei bestellen oder als Anlage zu den jeweiligen HZV-Verträgen finden können. Ebenfalls in Ihrem Starterpaket sind die entsprechenden Dokumente für die ersten Patienten-Einschreibungen vorhanden. Unter den folgenden Links gibt es Nachschub: